Immer mehr mittelständische Unternehmen setzen im Marketing auf Retainer-Partnerschaften mit Agenturen. Sie kombinieren strategische Beratung mit operativer Umsetzung – flexibel, spezialisiert und dauerhaft. Wie das Modell funktioniert und warum es für Kommunikationsteams neue Möglichkeiten schafft.
Was ein Retainer-Modell ist – und was es nicht ist
Das klassische Modell
Früher war die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Agenturen meist projektbasiert: Ein internes Team übernahm den Großteil der Aufgaben, während externe Partner nur bei Bedarf hinzugezogen wurden.
Das führte häufig zu:
- Fragmentierten Verantwortlichkeiten – unklare Zuständigkeiten zwischen internem Team und Agentur
- Verzögerungen durch ständige Neuabstimmungen – jedes Projekt musste neu organisiert werden
- Ineffizientem Ressourceneinsatz – Agenturen sprangen von Projekt zu Projekt, ohne kontinuierliche Linie
Das moderne Modell: Der Retainer
Ein Retainer ist das Gegenmodell dazu – eine kontinuierliche Partnerschaft mit klar definierten Rahmenbedingungen:
- Ein festes monatliches Budget
- Ein vereinbarter Leistungsumfang
- Garantierte Kapazitäten und schnelle Reaktionszeiten
- Eingespielte Kommunikationsprozesse
- Strategische und operative Umsetzung aus einer Hand
So entsteht Stabilität ohne Starrheit. Unternehmen und Agenturen entwickeln ein gemeinsames Verständnis für Marke, Strategie und Prozesse – und können dadurch agiler, effizienter und langfristig erfolgreicher arbeiten.
Warum diese Zusammenarbeit sinnvoll ist
Spezialisierung trifft kontinuierliche Verfügbarkeit
Marketing und Kommunikation brauchen heute mehrere spezialisierte Fähigkeiten gleichzeitig:
- Strategische Beratung
- Content-Entwicklung - Visuelles Design
- Website-Management
- Performance-Tracking
Mit einem Retainer-Partner hat man Zugriff auf alle diese Expertisen, ohne sie intern besetzten zu müssen. Und: Diese Expertise arbeitet fokussiert – nicht zwischen Dutzenden anderen Aufgaben zersplittert.
Flexibilität, die wirklich funktioniert
Manche Monate braucht es intensive Design-Arbeit. Später ist Content-Produktion wichtiger. Im nächsten Quartal könnte Website-Verwaltung im Vordergrund stehen. Mit einem Retainer passt sich die Kapazität an – ohne dass Positionen auf- und abgebaut werden müssen. Das ist agil, ohne chaotisch zu sein.
Kontinuierliche Innovation und Best Practices
Eine spezialisierte Agentur arbeitet täglich mit verschiedenen Branchen, Märkten und Herausforderungen. Sie sieht, was funktioniert. Diese Einsichten fließen direkt in Ihre Projekte ein.
Das ist ein indirekter Multiplikator-Effekt: Sie profitieren von der Erfahrung, die eine Agentur über Hunderte von Projekten sammelt.
Wie praktische Zusammenarbeit funktioniert
Phase 1: Gemeinsame Definition
Am Anfang klären wir gemeinsam, was Sie brauchen:
- Welche konkreten Aufgaben sollen von der Agentur übernommen werden?
- Wie viel Zeit/Kapazität ist realistisch?
- Welche Laufzeit macht Sinn?
- Welche Abrechnungsform passt?
- Wie sieht Ihr aktueller Workflow aus?
Das ist nicht eine Standard-Powerpoint. Es ist ein echtes Gespräch über Ihre Situation.
Phase 2: Workflow etablieren
Danach definieren wir, wie wir zusammenarbeiten:
- Regelmäßige Abstimmungen: Wöchentliche oder monatliche Status-Calls
- Projekt-Management-System: Ein gemeinsames Tool, in dem jeder sieht, was läuft
- Klare Kommunikation: Feste Ansprechpartner auf beiden Seiten
- Dokumentation: Prozesse und Entscheidungen sind transparent
- Feedback-Schleifen: Wir arbeiten iterativ, nicht einfach „abliefern"
Phase 3: Operative Umsetzung
Dann geht es los. Der Fokus liegt auf:
- Strategische Beratung: Wir verstehen Ihre Märkte und helfen bei der Ausrichtung
- Design & Content: Das machen wir – in hoher Qualität
- Website-Management: Laufende Optimierung und technische Umsetzung
- Kontinuierliche Verbesserung: Wir schauen, was funktioniert, und optimieren
Wann macht ein Retainer Sinn?
Szenario 1: Spezialisierte Expertise zubuchen
Ihr Team braucht externe spezialisierte Fähigkeiten (z.B. strategisches Content-Marketing, professionelles Design) – ohne neue Vollzeitstelle.
Szenario 2: Operative Überlastung entlasten
Eine Person macht alles und ist überfordert. Mit Agentur-Support kann sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Stress sinkt, Qualität steigt.
Szenario 3: Kostenoptimierung ohne Qualitätsverlust
Sie müssen Overhead senken, wollt aber nicht auf Professionalität verzichten. Ein Retainer ist oft günstiger als eine interne Stelle – mit besserer Qualität.
Szenario 4: Flexible Kapazität für wechselnde Anforderungen
Manchmal viel Arbeit, manchmal wenig. Mit einem Retainer passt sich die verfügbare Kapazität flexibel an – ohne dass Positionen auf- und abgebaut werden müssen.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Schauen Sie sich an, wie wir mit ähnlichen Herausforderungen gearbeitet haben:
Sikla – Internationale Website & Markenpositionierung Von strategischer Neuausrichtung über Website-Relaunch bis zur kontinuierlichen Begleitung. Ein echtes Agentur-Partnership über mehrere Jahre.
R-Biopharm – Strategie, Design & operative Umsetzung Wie strategische Beratung und tägliche operative Umsetzung zusammenspielen.
Craith Lab – Design, Content & Website aus einer Hand Die perfekte Mischung aus professioneller Beratung und operativer Exzellenz.
Der nächste Schritt
Das Wichtigste ist, dass Sie für sich selbst klar werden: Passt ein Retainer-Modell zu Ihrer Situation?
Nicht jeden Unternehmen passt das. Und das ist okay. Manche brauchen es, andere nicht. Das kann man nur in einem echten Gespräch herausfinden.
Darum laden wir Sie ein: 30–45 Minuten Austausch – keine Verkaufs-Rede, nur ehrliche Fragen und Antworten.
Unsere besten Ergebnisse entstehen dort, wo Kund:innen uns nicht als externe Dienstleister sehen, sondern als Teil ihres Teams – nur so wächst Vertrauen und Tempo gleichzeitig.