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29.05.2007Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails
Ein neues Gesetz, das zum 1.1.2007 in Kraft getreten ist, regelt nun die Pflichtangaben, die von Unternehmen in ihren Geschäftsbriefen anzugeben sind. Jeder Geschäftsbrief muss diese gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Fehlen diese Pflichtangaben, so muss ein Unternehmen mit empfindlichen Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro rechnen.
Das neue Gesetz ermöglicht dem Geschäftspartner einen direkten Überblick über das jeweilige Unternehmen. Informationen, die man bislang vielleicht nur auf Rechnungen vorgefunden hat, müssen nun bereits schon bei der ersten Kontaktaufnahme via E-Mail, Fax oder auf schriftliche Angebote oder Auftragsbestätigungen gesetzt werden. Die Nennung von diesen doch relativ wichtigen Informationen, wie zum Beispiel das zuständige Handelsregister und die jeweilige Handelsregisternummer ermöglichen dem Gegenüber die Möglichkeit, sich gezielt über den neuen Geschäftspartner zu informieren.
Je nach Unternehmensart sind die vorgeschriebenen Pflichtangaben unterschiedlich. Handelt es sich zum Beispiel nur um eine Einzelunternehmung ohne Handelsregistereintrag oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), so genügt die Angabe des Familiennamens sowie ein ausgeschriebener Vorname des Unternehmers bzw. der Unternehmer. Eine Einzelunternehmung mit Handelsregistereintrag sowie eine offene Handelsgesellschaft (OHG) oder Kommanditgesellschaft (KG) muss in ihren Geschäftsbriefen den Firmennamen sowie die Rechtsform, den Ort des zuständigen Handelsregisters, die Handelsregisternummer sowie den Ort der Niederlassung beinhalten. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sowie eine Aktiengesellschaft (AG) müssen ebenfalls den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Handelsregister sowie die Handelsregisternummer mitteilen. Bei einer GmbH müssen alle Geschäftsführer sowie ggf. der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familienname und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen enthalten. Sollte eine GmbH in Geschäftsbriefen ihr Kapital nennen, so ist hierbei zu beachten, dass das Stammkapital angegeben werden muss. Sollten nicht alle Einlagen eingezahlt sein, so muss der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen genannt werden. Bei einer AG müssen zusätzlich noch alle Vorstandsmitglieder sowie der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebene Vornamen aufgelistet werden.
Auch bei der AG müssen keine Angaben zum Kapital gemacht werden. Sollte ein Unternehmen diese Informationen dennoch freiwillig in Geschäftsbriefen aufnehmen, so muss das Grundkapital der AG angegeben werden. Sollte eine AG freiwillig das Grundkapital nennen, so muss zusätzlich der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden, sofern die Aktien der Nennbetrag oder höhere Ausgabebeträge nicht vollständig eingezahlt wurden. Sollte eine GmbH oder eine AG in Liquidation befinden, so muss darauf in Geschäftsbriefen zusätzlich hingewiesen werden. Zu beachten sei hierbei noch gesondert die Pflichtangaben, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen.
Wo genau im Geschäftsbrief die Pflichtangaben zu finden sein müssen, ist vom Gesetzgeber nicht festgelegt worden. Ein jedes Unternehmen hat in diesem Punkt freie Gestaltung. Natürlich kann der Geschäftsbrief noch mit zusätzlichen Angaben ergänzt werden, wie zum Beispiel Telefonnummer oder Bankverbindung des Unternehmens.
Die gesetzlichen Vorgaben sind nachlesbar in § 15 b GewO, §§ 37 a, 125 a, 177 a HGB sowie § 35 a GmbHG und § 80 AktG. Auch die Definition von „Geschäftsbrief“ ist nun genau definiert. So gelten nun auch neben den externen schriftlichen Briefverkehr auch alle Nachrichten, die über Telekommunikationssysteme versendet werden (wie zum Beispiel E-Mails) als Geschäftsbriefe. Angebote, Auftragsbestätigungen sowie Quittungen und Bestellscheine, egal ob schriftlich oder auf dem elektronischen Wege gelten hierbei ebenfalls als Geschäftsbriefe und müssen die Pflichtangaben enthalten.
Es gibt aber auch eine Reihe von Ausnahmen, in denen ein Unternehmen die gesetzlichen Pflichtangaben nicht mitteilen muss. Zu diesen Ausnahmen zählen alle Schreiben, die nicht als Geschäftsbrief anzusehen sind, wie zum Beispiel Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis (Postwurfsendungen oder Zeitungsanzeigen) richten, der interne Schriftverkehr innerhalb eines Unternehmens (zwischen Filialen, Niederlassungen oder Abteilungen) sowie schriftliche Mahnungen, Lieferscheine Empfangsscheine oder Abholbenachrichtigungen.
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